INFORMATIVA AL PROPRIETARIO

Premessa

 

L’ospitalità in appartamento, nata come hobby per coprire le spese di casa e conoscere persone da tutto il mondo, si è ormai trasformata in un’attività che richiede un approccio professionale.

Gli ospiti sono diventati esigenti ed i portali si rincorrono nello spingere i proprietari ad accettare termini di prenotazione sempre più rapidi e cancellazioni sempre più facili.

Il mancato adempimento di obblighi come la segnalazione degli ospiti in questura o l’iscrizione degli appartamenti in appositi elenchi, cominciano ad essere sanzionati. Come anche il mancato versamento della tassa di soggiorno.

Flexyrent nasce dall’esperienza maturata dal socio fondatore ed amministratore nella gestione di propri appartamenti in locazione breve ma anche dal piacere di viaggiare ed entrare nella cultura e nelle abitudini dei paesi visitati. Quale miglior modo per farlo se non vivere in una bella casa del posto?

Questo approccio al viaggio, ampiamente consolidato nei paesi anglosassoni è in forte espansione nel resto del mondo e vede l’Italia tra le mete più ambite grazie alla fama dell’Italian way of life.

 

 

Dove operiamo

 

Abbiamo sede a Milano ma il nostro modello di gestione ci permette di operare ovunque. Anche all’estero.

 

 

Come parte il servizio

 

Durante una telefonata preliminare vi diamo le prime informazioni sul nostro lavoro e raccogliamo gli elementi più importanti sul vostro immobile per capire se è adatto alle locazioni brevi.

In occasione del sopralluogo vi presenteremo la nostra proposta commerciale, il modo di operare e valuteremo insieme gli eventuali adattamenti per rendere la vostra casa accogliente per persone che arrivano da tutto il mondo.

Se deciderete di affidarvi a noi firmando il contratto di gestione, appena l’immobile si rende disponibile, realizziamo il servizio fotografico, raccogliamo il materiale necessario alle descrizioni ed in pochi giorni la vostra casa è pronta per ricevere prenotazioni.

Una volta pubblicato l’annuncio, verrete avvisati per mail e/o SMS ad ogni prenotazione ed avrete accesso ad un calendario riassuntivo.

 

 

In cosa consiste il lavoro di Flexyrent

 

  • preparare un annuncio che sia facilmente indicizzabile.
  • pubblicare l’immobile su tutti i più importanti portali specializzati nelle locazioni brevi, compresi quelli a pagamento senza costi per il proprietario.
  • gestire il calendario evitando doppie prenotazioni.
  • organizzare le tariffe e soggiorno minimo in modo dinamico in funzione delle stagioni, degli eventi, del portale utilizzato, del tasso di occupazione e della finestra di prenotazione ancora disponibile (last minute)
  • coordinare la corrispondenza e le prenotazioni con i potenziali ospiti 365gg all’anno.
  • raccogliere le recensioni gestendo e contenendo l’impatto delle eventuali recensioni negative.
  • tenere aggiornato il proprietario sulle prenotazioni

 

 

A Milano ed a Genova e provincia, possiamo fornire anche il servizio di pulizie ed accoglienza.

 

 

 

Cosa chiediamo al Proprietario

 

  • dotare l’immobile di un collegamento internet affidabile
  • collaborare con noi nel rendere la propria casa accogliente e sicura immedesimandosi nell’ospite.
  • aiutarci ad avere ospiti soddisfatti che lascino recensioni positive, indispensabili per arrivare alla massima occupazione
  • stipulare una polizza assicurativa per i rischi derivanti dalla responsabilità civile verso gli ospiti.
  • non sottovalutare i dettagli che possono fare la differenza tra una casa che emerge dalla massa e viene prenotata ed una casa che rimane sepolta tra le migliaia pubblicate.

 

 

Come viene determinata la remunerazione del Proprietario

 

Per i contratti di gestione, il valore di riferimento indicativo per valutare il rendimento per il primo anno è quello di un contratto 4 + 4.

Questo importo viene distribuito sull’anno in funzione della stagione, degli eventi locali e naturalmente tiene conto del fatto che non tutti i giorni avremo ospiti

Per gli anni successivi, in funzione del numero e qualità delle recensioni raccolte, la remunerazione può aumentare fino al 30% sia per l’aumentare del numero di giorni occupati sia per l’aumento del prezzo che può essere applicato all’ospite.

L’importo corrisposto al proprietario comprende le manutenzioni e le utenze.

 

 

Quanto costa il servizio di Flexyrent e chi lo paga

 

Se il Proprietario ragiona in un’ottica di remunerazione allineata a quella di un affitto pluriennale, si renderà conto che il servizio di Flexyrent è sostanzialmente a carico dell’ospite.

La nostra fee viene aggiunta all’importo relativo alla remunerazione del proprietario e concorre, insieme ad imposte ed altre spese come il costo delle pulizie e le commissioni dei portali, a formare il prezzo finale al turista. Nonostante questo, l’ospitalità in appartamento, continua ad essere un’ottima alternativa all’hotel anche dal punto di vista economico.

 

 

Quanto incidono le pulizie e chi le paga

 

Il costo delle pulizie viene addebitato al’ospite. Il termine “pulizie” in realtà si riferisce a tutte quelle operazioni che riguardano sia la preparazione della casa sia il momento in cui l’ospite viene accolto. Varia in funzione delle dimensioni dell’immobile e comprende:

  • la pulizia vera e propria ed il relativo materiale
  • il lavaggio o il noleggio della biancheria da letto e da bagno
  • il tempo dedicato ad attendere l’Ospite, mostrargli la casa, raccogliere i documenti da comunicare alla questura e, quando previsto, riscuotere la tassa di soggiorno
  • un piccolo kit di benvenuto (caffè, detersivi per lavatrice e lavastoviglie, shampoo etc.)
  • il tempo dedicato alla riconsegna dell’immobile ed alla gestione dell’eventuale deposito cauzionale
  • la manutenzione minuta come la sostituzione delle lampadine o la disostruzione degli scarichi, salvo che non sia necessario l’intervento di un professionista
  • nell’importo richiesto all’ospite è compresa l’IVA.

 

 

Il Proprietario può affidare Il servizio di pulizie ed accoglienza a persona di propria fiducia anche nelle aree in cui è disponibile il servizio fornito da Flexyrent.

 

 

 

Tipologie contrattuali

 

Flexyrent propone 3 diverse tipologie di contratto. Non tutte disponibili per ogni tipo di immobile o località.

  1. Contratto di gestione con remunerazione del Proprietario legata al valore pagato dall’ospite. Il proprietario percepisce una quota di quanto incassato dall’ospite come soggiorno al netto delle spese di pulizia e delle spese di incasso e delle commissioni dei portali su cui l’annuncio viene prenotato.
  2. Contratto di gestione con remunerazione del Proprietario slegata dal valore pagato dall’ospite. Il proprietario percepisce un importo prederminato in funzione della stagione, ma non degli eventi, per ogni giorno di effettiva occupazione, indipendentemente dal valore di vendita del soggiorno.
  3. Locazione con diritto di sublocazione. Viene stipulato un contratto di locazione di durata pluriennale come da codice civile che prevede il diritto di sublocazione da parte di Flexyrent. Si ha la cessione del fabbricato e la voltura delle utenze. Non è possibile l’applicazione della cedolare secca sugli importi percepiti.

 

Nei casi 1 e 2 non si ha cessione del fabbricato, le utenze rimangono intestate al Proprietario che ha anche la possibilità di utilizzare l’immobile saltuariamente. E’ possibile applicare la cedolare secca sull’importo effettivamente incassato.

 

 

Durata del contratto di gestione (tipologie 1 + 2)

 

Il primo impegno contrattuale è di circa 9-12 mesi per gli immobili nei centri urbani mentre include almeno un periodo completo di alta a stagione per i luoghi di villeggiatura.

In seguito alla prima scadenza si potrà recedere con un breve preavviso che aumenta solo per gli immobili in località turistiche e solo con l’avvicinarsi dell’alta stagione

Questo arco temporale consente a Flexyrent di portare dei risultati che siano valutabili dal Proprietario in un’ottica di prosecuzione del rapporto. Inoltre, avere un’ampia finestra di prenotazione è utile a raccogliere prenotazioni dagli ospiti che pianificano con largo anticipo le loro vacanze o viaggi di lavoro riducendo così i periodi da vendere con tariffe last minute.

 

Se il Proprietario ragiona su di un orizzonte più breve, è consigliabile che operi in autonomia

 

 

Accesso all’immobile ed utilizzo da parte del proprietario

 

il Proprietario può accedere al proprio immobile quando lo desidera, tranne che non vi siano prenotazioni in corso.

Potrà inoltre riservarsi alcune settimane di l’utilizzo personale, limitando i soggiorni in alta stagione ed evitando eventi importanti come ad esempio il Salone del Mobile o le settimane della moda.

 

 

Durata dei soggiorni

 

In media i soggiorni durano 4-5 giorni. Il soggiorno minimo impostato sui portali è di 2 o 3 giorni in base al periodo. In alcuni casi, accettiamo anche soggiorni di un solo giorno.

Le prenotazioni superiori a 30 giorni sono rare e richiedono l’assenso specifico del proprietario.

 

 

Prevenzione e gestione dei danni

 

Fortunatamente i danni sono molto rari. Le cause più frequenti sono:

  • abitudini differenti nell’usare gli elettrodomestici, in modo particolare rispetto ad Asia ed Americhe
  • impianti ed attrezzature datati o troppo difficili da usare
  • istruzioni inadeguate

Agli ospiti verranno fornite istruzioni adeguate per prevenire danni all’immobile, disturbo al condominio, sprechi di energia e mancato rispetto delle norme sulla raccolta differenziata.

 

Se, nonostante i nostri sforzi di prevenzione, si verifica un danno imputabile all’ospite:

  • gli ospiti lasciano un deposito cauzionale a copertura di eventuali danni.
  • ulteriore garanzia viene prestata da Flexyrent per un massimo di € 2.000,00 a copertura di danni rilevanti e non coperti da polizza assicurativa.   
  • le sole prenotazioni raccolte su Airbnb sono coperte da specifica “garanzia host Airbnb” con un massimale molto elevato.

Gli ospiti non sono responsabili di danneggiamenti dovuti alla normale usura.

 

 

Manutenzioni

 

La manutenzione minuta che può essere effettuata dal personale di pulizia come la sostituzione di una lampadina o la semplice disostruzione di uno scarico è a cura di chi si occupa delle pulizie.

I lavori di manutenzione ordinari e straordinari sono a carico del proprietario. Flexyrent lo aiuterà a conservare l’immobile in buono stato segnalando eventuali interventi necessari a ripristinare gli eventuali piccoli danneggiamenti dovuti all’uso.

In caso di emergenza anticiperemo le eventuali spese di piccola/ordinaria manutenzione urgente a vostro carico.

 

 

Quanto sono le tasse e chi le paga

 

Gli Ospiti pagano l’IVA sui servizi prestati da Flexyrent e la tassa di soggiorno quando è prevista.

I Proprietari devono inserire in dichiarazione dei redditi solo gli importi effettivamente percepiti al netto del costo di Flexyrent e delle spese di pulizia e possono applicare la cedolare secca.

 

 

Obblighi di legge

 

Le locazioni brevi sono regolate da norme nazionali e regionali a cui si sommano regolamenti comunali. Flexyrent farà del proprio meglio per aiutarvi ad operare nella piena legalità amministrativa e fiscale.

 

 

Pagamenti

 

I pagamenti sono gestiti da Flexyrent che si rende responsabile nei confronti del Proprietario tranne nel caso vi siano dei saldi da riscuotere all’arrivo e l’accoglienza sia affidata a persona di fiducia del Proprietario.

La quota spettante al Proprietario gli sarà trasmessa con cadenza mensile entro il 15mo giorno del mese successivo dalla data di inizio del soggiorno degli ospiti.

 

 

Elementi da non sottovalutare

 

E’ importante non sottovalutare l’impegno, non solo legale, che si va prendere concedendo il proprio immobile in gestione per le locazioni brevi/turistiche.

Per il Proprietario adattare la casa di famiglia alle piccole esigenze degli affitti turistici può richiedere impegno dal punto di vista economico ed emotivo.

Per Flexyrent, realizzare un annuncio con sopralluoghi, fotografie e raccolta dei dati e poi indicizzarlo correttamente richiede impegno di tempo e risorse economiche come anche acquistare gli spazi sui portali a pagamento.

L’impegno con l’ospite è sacro. Le prenotazioni già raccolte devono essere rispettate. A nessuno di noi piacerebbe subire la cancellazione di una prenotazione quando abbiamo già organizzato il nostro viaggio e magari acquistato i biglietti aerei.

Portali come Airbnb e Booking, che puntano moltissimo nel non dare esperienze negative ai loro utenti, penalizzano pesantemente gli inserzionisti che cancellano le prenotazioni e Flexyrent non vuole macchie sul proprio profilo.

La remunerazione del proprietario può variare significativamente da mese a mese.

Per arrivare ad un tasso di occupazione adeguato è necessario un periodo di “rodaggio”, breve nei centri urbani e più lungo nei luoghi di villeggiatura, durante il quale l’annuncio viene indicizzato e si raccolgono le recensioni. Durante questo periodo la remunerazione potrebbe essere al di sotto delle aspettative.

 

Reclami

 

I reclami e disservizi vengono trattati in modo tale da far tendere a zero la ripetizione dell’evento. I reclami possono essere presentati: telefonicamente negli orari di ufficio oppure tramite posta elettronica e verranno presi in carico con la massima tempestività.

 

Certificazione ISO 9001

Ricerca della soddisfazione dei Clienti, organizzazione per processi, chiarezza comunicativa. Questi ed altri sono i temi che Flexyrent ha deciso di gestire secondo la logica dello standard UNI EN ISO 9001 e che vorrà far certificare da un organismo accreditato. Stiamo lavorando per migliorare noi stessi e farlo percepire ad Ospiti e Proprietari degli appartamenti che gestiamo.

Abbiamo iniziato il percorso a Settembre 2018 con l’obiettivo di completarlo nella primavera del 2019, consapevoli che questo lavoro comunque non finirà mai.

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